Pracuj mądrze, nie ciężko: 4 kroki

Ktoś kiedyś wymyślił, że ciężka praca to lepsza praca. Że siedząc przy biurku 8, 10, 12 godzin jesteś lepszym pracownikiem, bo osiągasz więcej. Ktoś tak kiedyś wymyślił i nieźle nas zmanipulował. Tymczasem pracując dłużej wcale nie stajemy się lepszymi pracownikami. Wręcz przeciwnie: szybciej się wypalamy.

John Pencavel, ekonomista z Uniwersytetu Stanforda zajął się tym tematem w swoich  badaniach o związku pomiędzy liczbą przepracowanych przez nas godzin a naszą produktywnością. Okazuje się, że nasza produktywność znacząco spada jeśli przepracujemy więcej niż 50 godzin w tygodniu. Praca 70 godzin wogóle nie ma sensu bo jej produktywność nie różni się niczym od pracy w wymiarze 55 godzin.

Jeśli zatem nasza efektywność przestaje iść w parze z liczbą przepracowanych przez nas godzin, to czy ciężka praca jest efektywną drogą do sukcesu? Chyba sama już znasz odpowiedź.

Work smarter, not harder: Pracuj mądrze, nie ciężko.

Oto kilka kroków, które pomogą ci zwiększyć efektywność w pracy:

1. Nie wszystko liczy się tak samo

Pamiętasz zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych” (vital few and trivial many)? Ja wiem, że świetnie byłoby, gdybyśmy mogły zrealizować wszystko czego zapragniemy i mieć czas na wszystko co tylko przyjdzie nam do głowy, ale prawda jest taka, że 24 godziny nam na to nie starczą. Wybór jest ogromny, a błahe sprawy, aż same się proszą, by poświęcić im uwagę. Jeśli nie wiemy, do czego w życiu chcemy dojść, jakie są nasze wartości i priorytety, małe błahostki mogą całkowicie przysłonić nam to co powinno liczyć się najbardziej.

Jeśli zajmujesz się w pracy jakimś projektem, masz do wykonania raport, ważną prezentację, wprowadzenie nowego procesu, to dlaczego zanim poświęcić im należną uwagę, od samego rana odpowiadasz na wszystkie mejle, które zdążyły wpaść przez weekend? Wydaje Ci się, że odpowiedzenie na nie zajmie tylko 5-10 minut, ale wpędzasz się w błędne koło, bo nim zdążysz odpowiedzieć na 5 z nich, kolejnych 5 już na Ciebie czeka. I tak mija Ci najbardziej produktywny czas Twojego dnia.

Nie pozwól, by priorytety innych ludzi przysłoniły Ci to co dla Ciebie najważniejsze. Skup się na kilku kluczowych dla Ciebie sprawach. 80% rezultatów pochodzi z 20% naszych działań.

2. Jedna rzecz, jeden czas

Co robisz, kiedy czytasz ten wpis? Gotujesz? Pracujesz? Oglądasz serial? Być może masz otwartych kilkanaście zakładek i co chwilę przeskakujesz pomiędzy Instagramem, Facebookiem, kilkoma blogami, sklepem z butami i portalem z newsami (albo plotkami). Tymczasem, nasz umysł nie potrafi skupić się na kilku czynnościach jednocześnie.  Jeśli myślisz, że robisz kilka rzeczy na raz, żadnej z nich tak naprawdę nie wykonujesz efektywnie. Multitasking to mit Jeśli myślisz, że wykonujesz kilka czynności jednocześnie, tak naprawdę twój umysł, przeskakuje z jednej czynności na drugą, zużywając przy tym duże pokłady energii.

Nie marnuj swojej energii na bezsensowne przeskakiwanie w tą i z powrotem między zadaniami. Skup się na tym jednym i najważniejszym priorytecie, a dopiero kiedy go skończysz, przejdź do następnego.

3. Ładuj baterie

Kiedy mamy do zrealizowania najwięcej rzeczy, najłatwiej jest zrobić to kosztem tego, co powinno znaczyć najwięcej: naszego snu. Być może zostałyśmy zmanipulowane do myślenia, że sen jest dla przegranych (sleep is for losers). Tymczasem Arianna Huffington mówi jasno: Chcesz odnieść sukces? Wyśpij się! Ona nauczyła się tego na swoich własnych błędach. Ty nie musisz. Dlaczego sen jest tak ważny? To chyba zasługuje na osobny wpis na blogu, bo nie sposób wyliczyć wszystkie korzyści dla naszego zdrowia, samopoczucia, efektywności i innych. Brak snu powoduje wzrost poziomu kortyzolu we krwi, obniża naszą zdolność do podejmowania decyzji, a nawet przyczynia się do nadwagi.

Chcesz pracować lepiej? Odpocznij. Prześpij się. Będziesz bardziej produktywna następnego dnia.

4. Automatyzacja

Wyobraź sobie, że musisz wszystko prać ręcznie. Że musisz pisać wszystko na maszynie. Że ciągle robisz zdjęcia aparatem na kliszę. Że musisz obliczać swoje podatki na kartce papieru. Kiedyś być może byś tak musiała, dziś na szczęście technologia poszła na tyle do przodu, że takie czynności wykonują się automatycznie.

Zastanów się, jakie jeszcze czynności możesz zautomatyzować. Jakie decyzje podejmujesz codziennie, które mogłabyś usprawnić? Menu tygodniowe? Są od tego świetne aplikacje. W co się ubrać? Wprowadź minimalizm do swojej szafy, albo system ubioru na dany dzień tygodnia. Im mniej drobnych decyzji Twój umysł musi podjąć w ciągu dnia, tym więcej ma energii na realizowanie tego, co naprawdę się dla Ciebie liczy. Tony Schwarz, w artykule HBR napisał, że automatyzacja jest sekretem efektywnego działania (getting things done) – tak by to co robimy wymagało mniej naszej energii.

Pokłady naszej wolnej woli i samodyscypliny są wyczerpywalne, a zatem jeśli używasz ich do podjęcia decyzji w stylu co zjeść na śniadanie, jaki odcień cieni dziś nałożyć albo jaki serial dziś obejrzeć, nie pozostawiasz wiele do rozwiązywania naprawdę skomplikowanych problemów.

***

Które z tych 4 kroków przemawiają do Ciebie najbardziej? Robisz wszystko po kolei (jak leci), czy kierujesz się priorytetami? Wykonujesz kilka czynności jednocześnie, czy jedną po drugiej? Dajesz sobie czas na odpoczynek? I wreszcie: jakie działania i decyzje automatyzujesz?

Dodaj komentarz