Najważniejsza zasada efektywnego działania

Dziś przedstawiam Ci Jolę. Jola jest niezwykle inteligentna, pracowita i pozytywna. W pracy uważa, że jest w stanie zrobić wszystko. Zaczyna o 9 rano od sprawdzania i odpowiedzenia na mejle. Wstępnie planuje na to pół godziny. W międzyczasie napływają do niej nowe wiadomości. Jola jest szybka, wydaje jej się więc, że każda taka nowa wiadomość zajmie jej małą ilość czasu, odpowiada więc od razu. Tak mijają 2 godziny. Kiedy Jola wreszcie cieszy się, że uporała się ze swoją skrzynką, przegląda swoja listę TO DO i uzupełnia o kolejne dodatkowe zadania. A potem od razu żmudnie bierze się za ich realizację – po kolei, tak jak są na liście. Czasami, jeśli zauważy jakieś szybkie i krótkie zadanko w połowie listy, od razu do niego przeskakuje by mieć je jak najszybciej z głowy. Na koniec zostawia takie, które wymaga najwięcej nakładu czasu, by móc „na spokojnie” się nim zająć. Już myśli, że skończyła i może wreszcie do niego przejść, ale w międzyczasie napłynęło 10 pilnych mejli i pojawiły się kolejne małe zadanka. Godzina 17 i Jola jest już bardzo zmęczona, kolejne zadania napływają, a to największe (i zarazem najważniejsze) nie zostało wykonane. I tak mijają dni kolejne, na koniec których Jola sama sobie nie potrafi odpowiedzieć na pytanie: co ja tak na prawdę dzisiaj zrobiłam?

***

Bywasz czasem jak Jola? Zaczynasz dzień i od razu zajmujesz się małymi zadaniami, które możesz załatwić szybko, by potem mieć je z głowy i skupić się na tym jednym najważniejszym zadaniu? Ale jak zrobisz te wszystkie małe zadanka, to pojawią się kolejne i jak ten chomik kręcisz się w kółko, szybko tracisz energię, a na Twoje najważniejsze zadanie nie starcza Ci czasu. Na koniec jeszcze sama nie wiesz, gdzie ten czas tak naprawdę Ci uciekł.

Wiem jak to jest.

Być może wyniosłaś taki nawyk jeszcze ze szkoły. Przychodziłaś do domu i odrabiałaś lekcje zaczynając od tych najprostszych zadań, by móc odhaczyć jak najwięcej z nich, zostawiając sobie na koniec tą największą kobyłę. Lub słonia, jak kto woli.

Ale nie jesteś już w szkole.

Zadania, które codziennie na Ciebie spływają nie pojawiają się tylko w edycji limitowanej. Wręcz przeciwnie. Pojawiają się 24/7 i choćbyś nie wiem jak chciała, nie jesteś w stanie wykonać ich wszystkich.

Jola myśli, że jest w stanie zrobić wszystko. By móc temu podołać, od razu zabiera się więc za działanie i po kolei wykonuje swoje zadania. Zuch dziewczyna, można by pomyśleć.

Ale są 2 rzeczy, z których Jola nie zdaje sobie sprawy:

  1. W dzisiejszym świecie nie da się zrobić wszystkiego. Kiedy myślisz, że już niewiele małych spraw zostało Ci do dokończenia, pojawiają się kolejne. I tak w kółko.
  2. Nie każda czynność, którą Jola wykonuje jest tak samo ważna. Na jej liście może znajdować się wysłanie mejla z zapytaniem o status projektu lub przygotowanie ważnej prezentacji dla klienta. Mejl zajmie najprawdopodobniej około 10 minut, a na prezentację potrzebne są co najmniej 2 godziny. Prezentację może zrobić tylko Jola (termin upływa już za kilka dni), podczas gdy zapytanie mógłby zrobić tak naprawdę każdy. I nie ma tu pośpiechu. A takich zadań w stylu podobnym do zapytań na liście Joli jest pełno. Tylko czy wykonanie każdego z nich jest tak samo ważne?

***

Ponieważ nie każda rzecz na Twojej, mojej czy Joli liście jest tak samo ważna, jest coś co można z tym zrobić.

I to właśnie jest ta tytułowa najważniejsza zasada naszego efektywnego działania:

PRIORYTETYzacja

 

Nie możesz zarządzać sobą w czasie, jeśli nie wiesz jakie są Twoje priorytety. Na nic Ci techniki, metody czy aplikacje, jeśli przede wszystkim nie zaczniesz od spraw podstawowych: ustalenia tego co dla Ciebie jest najważniejsze.

W książce „Zjedz tą żabę” Brian Tracy przywołuje skuteczną metodę wyznaczania swoich priorytetów, znaną jako metoda ABCDE. Zasada jest prosta: zacznij od WYPISANIA wszystkich zadań, które masz do wykonania danego dnia. Zanim jednak jak Jola od razu przystąpisz do realizacji pierwszego lepszego, które jest na liście albo wybierzesz to nałatwiejsze i najszybsze, by mieć je z głowy, każde z zadań OZNACZ odpowiednio jako A, B, C, D lub E.

A – to tak zwane „must do”. Musi zostać wykonane dziś. Wykonanie lub niewykonanie takiego zadania ciągnie za sobą duże (odpowiednio pozytywne lub negatywne) konsekwencje.

B – tak zwane „should do”. Powinno być wykonane dzisiaj, ale konsekwencje jego niewykonania lub wartość z jego wykonania nie będę aż tak duże jak w przypadku zadań z grupy A.

C – tak zwane „nice to do”. Fajnie było by zrobić to zadanie, ale jeśli się nie uda, to, że tak powiem, nikt nie będzie po nim płakał.

D – jak Delegowanie. Jeśli ktoś inny może to zrobić – ależ proszę bardzo – niech bierze! A ty w tym czasie skup się na rzeczach, które mogą być zrealizowane TYLKO przez Ciebie.

E – jak Eliminacja. Czyli po prostu to olej 🙂

Jeśli masz kilka zadań, które wpasowują się do tej samej kategorii, oznacz je odpowiednio A1, A2, A3… B1, B2…. itd. Ale pamiętaj, by nie przechodzić do A2 dopóki nie zrealizujesz zadania A1. Tym bardziej nie zaczynaj zadania z półki B, jeśli cała pólka A nie jest jeszcze pusta. Półkę D oddaj komuś innemu do powieszenia, a półkę E po prostu zwróć do sklepu. Nie jest Ci już potrzebna.

Nie możesz mieć i nie możesz zrobić wszystkiego. Ale jak najbardziej możesz zrobić to co najważniejsze i zarazem przynosi najwięcej wartości.

Jak każdą umiejętność także i umiejętność wyznaczania priorytetów trzeba ćwiczyć. Dlatego zacznij już dziś! Codziennie konsekwentnie zacznij od wyznaczania swoich priorytetów a następnie przechodź od razu do ich realizacji, począwszy od tego najważniejszego. A na te małe zadanka jeszcze przyjdzie czas. Albo i nie przyjdzie – wszystko zależy jak były dla Ciebie ważne.

***

Gdybyś miała wybrać tylko jedną rzecz, co byłoby Twoim dzisiejszym priorytetem?

 

2 Comments

    1. simply.ewa

      Dziękuję Patrycja! Dokładnie tak: podział na to co pilne/ ważne zdecydowanie pomaga z wyznaczaniem priorytetów. Super słyszeć, że stosujesz! Ściskam Cię bardzo mocno!

Dodaj komentarz